Checklist zakenreis China

Hieronder vindt u een checklist voor het organiseren van een succesvolle zakenreis naar China:

 

Algemene voorbereidingen: 4 tot 8 weken voor vertrek

  • Bepaal de afspraken die u wilt maken en controleer of alle informatie over de bedrijven en contactpersonen nog actueel is.
  • Maak een eerste concept van het reisschema en een tijdsplanning. Check ook de eventuele feestdagen in die periode. Onder deze link vindt u een overzicht van de Nationale Chinese feestdagen. In de week voor en na het Chinees Nieuwjaar is het bij veel bedrijven extra druk.
  • Houd bij het reisschema ook rekening met:
    • uw jetlag
    • mogelijk vertragingen onderweg
    • de grote reisafstanden binnen China zelf. Er zijn diverse hulpmiddelen op internet om de afstanden te bepalen. Probeer deze link bijvoorbeeld.
    • als belangrijke buitenlandse bezoeker zullen de Chinezen u vaak uitnodigen om (uitgebreid) te gaan eten. Zorg dat hiervoor ruimte beschikbaar is in uw planning; boek maximaal 2 bedrijfsbezoeken per dag.
  • Bestel of reserveer vliegtickets en wees op de hoogte van schemawijzigingen. Als u Business class vliegen te kostbaar vindt, dan kunt u bijvoorbeeld bij China Southern Airlines de zogenaamde "Pearl Class" boeken. U zit in Business Class stoelen met veel extra ruimte, maar u betaald slechts een klein extra bedrag.
  • Aandachtpunten rondom uw reisdocumenten:
    • Voor China heeft u een visum nodig. Meer informatie hierover vindt u op deze pagina.
    • Uw paspoort moet bij de vertrekdatum uit China nog minimaal 6 maanden geldig zijn.
    • Uw Nederlandse rijbewijs is in China niet geldig. Als Nederlander kunt u ook geen Internationaal rijbewijs voor China krijgen.
    • Als u samples moet meenemen uit Nederland voor uw bedrijfsbezoek is het wellicht noodzakelijk bij het boeken van uw ticket aan te geven dat u extra bagage / vracht wilt meenemen.
  • Denk om uw Chinese drukwerk. Doe dit tijdig aangezien het vertalen en opnieuw laten drukken enige tijd kan kosten:
    • Laat bij een specialistisch Chinees vertaalbureau uw visitekaartjes in het Chinees zetten. Dit is een must in China!
    • Indien noodzakelijk laat u meteen uw bedrijfsbrochures / flyers in het Chinees vertalen.
    • Als u in China presentaties gaat geven, hou dan voldoende tijd beschikbaar voor het vertaalproces.
    • Wellicht heeft u beëdigde vertalingen nodig. Het beëdigen van documenten kost extra tijd.
    • Schakel ten alle tijden een specialistisch vertaalbureau in en laat u niet leiden door enkele prijsstunters. U maakt een verre reis en een hoop kosten en als er vertaalfouten in uw visitekaartjes en drukwerk staan, dan maakt u een slechte eerste indruk bij de Chinezen. De kwaliteit van uw product wordt mede gerelateerd aan de kwaliteit van de vertaling.
  • De mening over het al dan niet noodzakelijk zijn van vaccinaties in China verschillen en is mede afhankelijk van uw reisdoel. Informeer hier tijdig naar. Op deze pagina kunt u aanvullende informatie vinden.

 

Voorbereidingen: 2 tot 4 weken voor vertrek

  • Zorg voor een bevestiging van al uw zakelijke afspraken.
  • Maak afspraken over de aanwezigheid van een tolk ter plaatse. Hierbij zijn er verschillende opties:
    • U vraagt het bedrijf dat u bezoekt een tolk te regelen. Realiseer u dat dit ook een interne medewerker van het eigen bedrijf kan zijn en dat dit belemmerend kan werken als u kritische vragen wilt stellen.
    • U organiseert zelf een tolk die u in China begeleidt gedurende uw hele bezoek of gedurende een aantal dagen. Dit vereenvoudigd ook het rondreizen in China omdat de tolk u daarbij zal ondersteunen. Als u met een groot gezelschap rondreist dan zal de tolk meer tijd met tolken bezig zijn en is er minder tijd beschikbaar voor de reisbegeleiding.
    • U neemt uw eigen tolk mee uit Nederland. Zeker als u met een groep mensen gaat, kan dit heel prettig zijn omdat de tolk ook een stuk van de begeleiding van de groep op zich zal nemen.
  • Check het klimaat van uw bestemming zodat u de juiste kleiding kunt meenemen. Hou er rekening mee dat de temperatuursverschillen tussen noord en zuid China heel erg groot kunnen zijn. Denk ook aan eventuele gelegenheidskleding voor recepties, gala's of diners.
  • Bestel of koop relatiegeschenken.
  • Controleer of uw visum en reispapieren in orde zijn.
  • Is uw (doorlopende) reisverzekering al geregeld?
  • Zijn uw creditcards nog geldig?
  • Zijn uw Chinese visitekaartjes en brochures al klaar?
  • Zijn er presentatiesheets die u gaat geven en nog vertaald moeten worden voordat u vertrekt? Als de presentaties nog niet klaar zijn, geef dan bij uw specialistisch Chinees vertaalbureau aan wanneer uw werk vertaald moet worden dat de vertaler ruimte voor uw werk beschikbaar houdt

 

Voorbereiding: 0 tot 2 weken voor vertrek

  • Vraag Chinese valuta aan.
  • Controleer uw reisschema en de gemaakte afspraken.
  • Zijn alle reserveringen binnen?
  • Maak een reisschema, inclusief hotelinformatie voor het thuisfront.
  • Regel het vervoer van en naar de luchthaven.

Goede reis!

Offcancas menu